Bürokonzepte: Non-territoriales Büro
Non-territoriales Büro: Es klingt etwas futuristisch, und ist es auch – noch! Aber immer mehr Unternehmen implementieren Desk Sharing, Room Sharing und Hoteling als Formen des non-territorialen Büros und geben ihren Mitarbeitern immer mehr Gestaltungsmöglichkeiten in Bezug auf Arbeitszeit und Arbeitsort. Wohlgemerkt hören die weitreichenden Flexibilisierungen hören aber nicht am Schreibtisch auf, sondern reichen bis in die Köpfe und Herzen hinein – oder sollten es.
Non-territoriales Büro im Überblick
Die Begrifflichkeiten
Wir alle kennen den Spruch: Sharing is caring – und so könnte man das höhere Prinzip des non-territorialen Büro Konzepts auf diese Formel bringen. Denn wo es kein definiertes Mein oder Dein mehr gibt, herrscht ein solidarisches WIR. Vielleicht fängt beim Desk oder Office Sharing ja nicht nur eine sozialere Unternehmenskultur an, sondern auch eine neue Zukunft des Für- und Miteinanders.
Non-territorial, Desk-sharing und Hoteling
Wir wollen diese neue futuristisch-solidarische Bürowelt mal näher für Euch beleuchten und klären: Was genau ist das non-territoriale Büro, was unterscheidet Desk- vom Room-Sharing und was bitte ist ein Hoteling Workspace? Und herrschen hier wirklich Friede-Freude-Eierkuchen und größtmögliche Effizienz? Für jeden? Für alle? Wir wollen es dabei nicht bei der Theorie belassen, sondern Euch ganz praktische Hinweise geben, worauf ihr bei der Einrichtung eines non-territorialen Büros achten solltet. Denn auch die Zukunft beginnt nicht non-territorial im Nirgendwo, sondern mit den richtigen Entscheidungen im Hier und Jetzt.
Definition non-territoriales Büro: was ist das und für wen ist es geeignet?
Ein bekanntes Szenario in vielen Großraum-Büros: gut ein Drittel der Schreibtische sind verwaist, weil Kollegen gerade im Urlaub, im Außendienst beim Kunden, auf einer externen Schulung oder im Home-Office sind. Andere Mitarbeiter trudeln dank Gleitzeitmodellen erst später ins Büro ein und gehen direkt ins Team-Meeting – der eigene Schreibtisch bleibt leer. Hier setzt die Idee des non-territorialen Büros an: auf Schreibtische und Bürostühle, die nicht durchgehend genutzt werden, kann verzichtet werden. Die verbleibenden Arbeitsplätze teilen sich die Mitarbeiter, die gerade vor Ort sind. Das bedeutet: weniger Schreibtische, keine feste Belegung, stattdessen eine bedarfsorientierte, flexible Nutzung der vorhandenen Ressourcen. Das spart eine Menge Fläche, Material und Kosten. Simpel. Logisch.
Auf agiles, zeitlich flexibles Arbeiten setzen
Das ist allerdings nur in den Bereichen umsetzbar, in denen kreativ und wissensbasiert gearbeitet wird, in offenen Teams mit zeitlich flexiblen Einsatzplänen. Nämlich dort, wo Arbeitsinhalte weitestgehend digitalisiert sind und die Zusammenarbeit flächendeckend vernetzt ist (Stichwort telefonische Erreichbarkeit, Stromzufuhr, W-LAN). Damit ist das non-territoriale Büro definitiv nichts für die verstaubte Amtsstube mit dem klassischen 9-to-5-Arbeitszeit- modell und den Aktenordnern im Schrank. Dafür aber ein passendes Konzept in modernen Start-up Büros oder fortschrittsorientierten Firmen, für die agiles Arbeiten und New Work keine Fremdwörter sind.
Vorteile und Nachteile des non-territorialen Büros: Entscheidungshilfen für die Praxis
Auf den ersten Blick scheinen die Vorteile des non-territorialen Büros klar zu überwiegen: Der Abbau an ungenutzter Fläche und Büroinventar spart jede Menge Geld und der vorhandene Raum wird effektiver genutzt. Frei nach dem Motto „Your desk is where you are“, können Mitarbeiter digital, flexibel und mobil weitgehend selbst bestimmen, wann, wo und wie sie ihre Arbeit erledigen.
Workbench für kommunikatives Zusammenarbeiten
Das kann im Home Office sein oder in einer der verschiedenen Arbeitsumgebungen des non-territorialen Büros: im Sessel entspannt Mails checken, an der Workbench mit Kollegen brainstormen oder am Stehtisch die Präsentation vorbereiten. Diese Offenheit macht nicht nur zufriedener, sondern auch kommunikativer und produktiver. Und beim Plausch mit Kollegen kommen plötzlich Ideen auf, von denen man gar nicht wusste, dass man sie hatte. Kreativität ist eindeutig ein Kind der Freiheit und kann nur dort wachsen, wo alles im Flux ist und wo nicht nur der Bürostuhl und der Schreibtisch geteilt wird, sondern Ideen, Wissen, Kompetenzen.
Nachteile? Eigentlich keine.
Warum ist das non-territoriale Bürokonzept dann nicht schon längst gängiger Standard? Die Antwort ist: Territorial ist eben leider nicht egal. Für viele bedeutet das digitale Nomadenleben des Desk Sharing und Hot Desking eher ungewollten Dauerstress: weil der Lieblingsplatz dauerbesetzt ist, weil ständig Unruhe herrscht, der Schreibtisch jedes Mal wieder neu besetzt und geräumt werden muss (Stichwort Clean Desk Policy) und sich unter Dauerbeobachtung schlecht arbeiten lässt. In dieser Ungewissheit über den eigenen Platz fühlen sich viele verloren und unproduktiv.
Wichtig: Selbstorganisation & Teamwork
Soll ein non-territoriales Büro wirklich Raum gewinnen, Material sparen, Kosten senken und die Produktivität erhöhen, dann geht es nicht ohne ein entsprechendes Change Management. Denn Selbstorganisation will gelernt sein, und Mitbestimmung und Teamwork muss auf allen Ebenen stattfinden, auch in der Chefetage. Und nur, wenn sich die individuellen Wahlmöglichkeiten und Bedürfnisse nach Rückzug und Interaktion mit den räumlichen Angeboten decken, kann ein non-territoriales Büro auch tatsächlich ein Gewinn für jeden Einzelnen und das große Ganze sein.
Glossar: Ausprägungsformen und Inhalte des non-territorialen Büros
1. Desk Sharing
Das Desk Sharing oder Shared Desk ist sozusagen die Urform des non-territorialen Büros. Den „eigenen“ Schreibtisch mit Topfpflanze und Familienfotos gibt es nicht mehr, dafür kann je nach Aufgabe oder Präferenz der passende Arbeitsort frei gewählt werden. Es gibt insgesamt weniger Schreibtische als Mitarbeiter, was zusätzlich Bürofläche und -mobiliar einspart.
2. Clean Desk Policy
Weil beim Desk Sharing praktisch jeder freie Schreibtisch jedem Mitarbeiter zur Verfügung steht, muss er das auch wirklich sein: frei, sauber und aufgeräumt. Persönliche Gegenstände haben hier nichts zu suchen und Dokumente, Arbeitsmaterialien und -Schreibmittel wandern nach Arbeitsende zurück in den Tender.
3. Room Sharing und Building Sharing
Hier werden analog zum Desk Sharing die Arbeitsplätze innerhalb eines Raumes oder eines ganzen Gebäudes von verschiedenen Mitarbeitern oder ganzen Abteilungen flexibel genutzt. Meist kommt dabei das Hoteling zum Einsatz.
4. Hot Desk
Ist das Desk Sharing 2.0. Auch hier wird aus Effizienzgründen auf den eigenen Schreibtisch verzichtet und es gibt weniger Arbeitstische als Mitarbeiter. Bei der Auswahl des jeweiligen Arbeitsortes gilt dabei die Regel: wer zuerst kommt, hat die größte Auswahl. Hier sind die Frühaufsteher klar im Vorteil.
5. Hoteling
Der Hoteling Desk ist die Weiterentwicklung des Hot Desking. Hier wird die Arbeitsplatzwahl nicht dem spontanen Bedarf oder Zufall überlassen, sondern durch elektronische Buchungssysteme geregelt. So können auch Teams ganze Bürobereiche oder den Konferenztisch für ein Meeting vorab reservieren. Das macht die Nutzung zwar weniger flexibel, dafür transparent und planungssicher.
6. Touchdown
Nein, hier wird nicht Baseball gespielt, sondern zusätzlicher Platz für die flexible Kleinarbeit geschaffen. Ein Touchdown kann ein Bartisch, ein multifunktionaler Stehtischoder die Workbench sein. Hier können Telefonate geführt, Mails gecheckt oder Kurzmeetings mit Kollegen abgehalten werden.
7. Tender
Oder auch Caddy genannt, ist neben dem Touchdown das wichtigste Möbelstück im non-territorialen Büro. Hier kommt rein, was nur für den persönlichen Zugriff bestimmt ist. Deshalb ist der Tender abschließbar. Und rollbar, um ihn schnellstmöglich zum Wunscharbeitsplatz zu schieben. Früher hieß der Tender übrigens Rollcontainer.
Gestaltung des non-territorialen Arbeitsplatzes: praktische Hinweise und Tipps
Spätestens jetzt dürfte klar geworden sein, dass auch das non-territoriale Büro ein Konzept ist, das nur so gut wie seine konkrete Umsetzung ist. Und da dürfen auch die passenden Büromöbel nicht fehlen. Wir haben hier ganz konkrete Vorschläge für Euch:
Rund um den Schreibtisch im non-territorialen Büro
Arbeitstische: höhenverstellbar
Auch ein non-territoriales Büro braucht sie: Schreibtische. Und weil sie von allen genutzt werden, müssen sie erstens höhenverstellbar sein, zweitens die passende Oberfläche bieten und drittens den lästigen Kabelsalat im Griff haben.
Unser elektrisch höhenverstellbarer T Tisch ist garantiert leicht zu bedienen und auf die gewünschte Sitz- oder Stehhöhe einzustellen. Im Kabelkanal finden alle Zuleitungen Platz und durch Kabeldurchlässe lassen sich prima Dockingstationen für das eigene Laptop, Telefon oder Handy führen.
Tischplatten: robust und pflegeleicht
Melamintischplatten sind leicht zu reinigen und robust, dafür bieten Linoleumplatten eine schöne Haptik und farbige Oberflächen, die den Büroraum aufwerten. Für Monitorarbeitsplätze ist die Standardgröße 160 x 80 cm ideal und auch schnell lieferbar. Für die Arbeit am Laptop sind kleinere Tischgrößen ausreichend. Workbenches bieten den idealen Platz für das Team-Meeting. Nicht vergessen: das richtige Kabelmanagement sorgt für Ordnung.
Bitte Platz nehmen: Stühle und Hocker im non-territorialen Büro
Weil ein non-territoriales Büro keine feste Sitzplatzordnung hat, sitzen hier alle nicht lange, dafür immer öfter woanders. Eine passende Auswahl an unterschiedlichen Stühlen und Hockern macht also Sinn: Die Bürostühle sollten nicht nur in der Höhe, sondern auch in der Sitztiefe verstellbar sein. Für mehr Komfort sorgen Armlehnen und eine regulierbare Wippmechanik fördert ergonomisches und richtiges Sitzen am Schreibtisch. An Stehtischen können Counterstühle zusätzliche Sitzplätze schaffen. Rollbare oder höhenverstellbare Hocker und Stehhilfen lassen sich flexibel zum Kurz-Meeting an jedem Platz einsetzen. Stapelstühle brauchen wenig Stellplatz, machen dafür größere Team-Meetings möglich.
Sortierhilfen für das non-territoriale Büro: Rollcontainer und Regale
Im non-territorialen Büro ist der Rollcontainer der neue Rolling Star. Alles, was früher Platz auf dem eigenen Schreibtisch gefunden hat, wird jetzt im sogenannten Tender eingelagert und an den jeweiligen Wunscharbeitsplatz gerollt. Am besten sollte er abschließbar sein, der Rollcontainer, und außerdem Ablageeinsätze für Stifte, Papiere und Mappen haben. Zusätzlich kann in Spinden Persönliches aufbewahrt werden. Die sollten allerdings nicht zu weit von den Schreibtischen stehen, so können Wege gespart werden. Regale verwahren nicht nur den gemeinschaftlich genutzten Bürobedarf.
Modulor Rollcontainer Metall
mit 3 Schubladen, abschließbar
Unser Z Regal kann freistehend zusätzlich als Raumteiler mit Sicht- und Lärmschutz fungieren – und das in der passenden Wunschfarbe.
Es werde Licht im non-territorialen Büro
Licht ist ein absoluter Wohlfühlfaktor, das gilt nicht nur für ein non-territoriales Büro. Je mehr natürliche Lichtquellen, desto besser. Falls das nicht klappt, versucht auf eine gute Verteilung der Lichtquellen zu achten. Während Tischleuchten für fokussiertes Licht am Schreibtisch sorgen, helfen Tageslicht-Standleuchten dabei, das Licht angenehm im Raum zu streuen und die Atmosphäre zu verbessern. Die Anglepoise 90 Mini Mini ist die kleine Alleskönnerin unter den Tischleuchten- transportabel, dimmbar, zusätzlich mit USB Adapter für die Stromversorgung am Laptop oder der Powerbank findet sie selbst am kleinsten Stehtisch Platz.
Arbeitsplatzleuchte Daylight LED
Edelstahl gebürstet
Arbeitsplatzleuchte Luxo
Wir hoffen, wir haben Euch genug Inspiration für die Zukunft des non-territorialen Büros gegeben und Ihr wisst jetzt, worauf es bei der Einrichtung ankommt. Und wenn Ihr am Ende Eures Arbeitstages voller kreativer Ideen und Energie für den nächsten Tag seid, dann habt Ihr alles richtig gemacht beim Desk Sharing. Wir sagen Touchdown und lasst beim Hot Desk nichts anbrennen. Office Sharing ist Caring.
